Outlook es una de las mejores plataformas de correo electrónico para el trabajo, es por eso que muchas organizaciones la usan como su plataforma de correo electrónico. Si se va y sabe qué día volverá a la oficina o accederá a sus correos electrónicos, se considera una buena práctica configurar respuestas automáticas en Outlook. Esto les permite a los remitentes saber que es posible que no reciban una respuesta de inmediato y tomar decisiones basadas en eso.
Esta es una guía paso a paso sobre cómo configurar Outlook como fuera de la oficina y cada vez que alguien le envía un correo electrónico, se le notifica que está de baja o que no accederá a sus correos electrónicos.
Puede poner Outlook fuera de Office usando cualquier plataforma, incluida la aplicación de escritorio, la aplicación web en línea de Outlook o la aplicación de Outlook en su teléfono. En nuestra guía anterior de Outlook, aprendimos cómo cambiar el tamaño de fuente en Outlook , lo que también puede serle útil.
Cómo configurar Outlook para fuera de la oficina en la aplicación de escritorio
Para configurar el mensaje de fuera de la oficina en la aplicación de escritorio de Outlook 365, siga los pasos a continuación:
- Abra la aplicación de Outlook, haga clic en «Archivo» en la parte superior del menú y abra «Respuestas automáticas».
- Habilite la opción «Enviar respuestas automáticas» haciendo clic en el botón de radio al lado.
- Si sabe en qué fecha regresará a la oficina o tendrá acceso a los correos electrónicos, marque «Un envío durante este rango de tiempo» e ingrese las fechas correspondientes.
- Sin embargo, si no está seguro y desea desactivar manualmente el estado de fuera de la oficina, deje la opción sin marcar.
- Ingrese el mensaje que recibirá cualquier usuario que le envíe un correo electrónico después de que haya configurado la respuesta automática fuera de la oficina para su cuenta de Outlook.
- Una vez que esté satisfecho con el mensaje, haga clic en «Aceptar» para guardar el correo electrónico de respuesta automática.
En el futuro, cada vez que alguien le envíe un correo electrónico, recibirá el correo electrónico con el contenido que ha establecido como su respuesta fuera de la oficina.
A continuación se muestra un ejemplo del mensaje de fuera de la oficina de Outlook que configuré para mi cuenta anteriormente.
Cómo desactivar las respuestas automáticas fuera de la oficina
Cuando regrese a la oficina o tenga acceso a sus correos electrónicos, es muy fácil volver a la normalidad y desactivar las respuestas automáticas de fuera de la oficina.
Si tiene varias cuentas de correo electrónico configuradas, asegúrese de desactivar las notificaciones para una segunda cuenta también para que no se confunda mientras está fuera.
Para desactivar estas respuestas automáticas, haga lo siguiente:
- Abra la aplicación de Outlook y en la parte superior debería ver una barra amarilla con «RESPUESTAS AUTOMÁTICAS…» y el botón «Apagar».
- Haga clic en «Desactivar» para desactivar su estado fuera de la oficina.
- Si ha cerrado previamente esta barra, haga clic en Archivo y en «Respuestas automáticas», haga clic en el botón «Desactivar».
Eso es todo, ahora nadie debería recibir respuestas automáticas cuando te envían un correo electrónico.<
Siempre me envío un correo electrónico de prueba para probar las cosas, por si acaso, había configurado otras acciones automáticas que podría tener que eliminar también.
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Cómo configurar la respuesta automática en Outlook Web App
Para cualquiera que no use la aplicación de escritorio de Outlook, aún puede utilizar esta función desde la aplicación web en línea de Outlook.
Si usa la aplicación de escritorio y no tiene acceso a ella actualmente, puede usar Outlook en línea para configurar Outlook como fuera de la oficina con este proceso.
Para configurar respuestas automáticas en la aplicación web de Outlook, siga los siguientes pasos:
- Vaya a Outlook e inicie sesión con su credencial de inicio de sesión de Outlook.
- Haga clic en el icono de configuración y haga clic en «Ver todas las configuraciones de Outlook».
- Vaya a «Correo» > «Respuestas automáticas» en la página de configuración que se abre.
- Para habilitar los mensajes de fuera de la oficina, haga clic en el botón «Respuestas automáticas activadas» para habilitarlo.
- Si desea establecer una fecha entre la cual se enviarán estas respuestas, habilite la opción «Enviar respuestas solo durante un período de tiempo» e ingrese la hora de inicio y finalización.
- Tiene otras opciones, como rechazar cualquier solicitud de reunión, invitación a eventos o bloquear su calendario durante este período.
- Ingrese el mensaje que le gustaría enviar como respuestas automáticas y una vez que haya terminado, haga clic en «Guardar».
Para desactivar las respuestas de fuera de la oficina de Outlook una vez que regrese a la oficina, vuelva a la configuración y desactive el botón «Respuestas automáticas activadas».
Cómo configurar el mensaje de ausencia de la aplicación móvil
Para configurar Outlook como fuera de la oficina desde su aplicación móvil, siga los pasos a continuación:
- Abra su aplicación de Outlook y vaya a la configuración. Toque el botón de inicio en la esquina superior izquierda de la pantalla y el ícono de configuración en la parte inferior izquierda de la aplicación
- En cuentas de correo electrónico, seleccione la cuenta de Outlook para la que le gustaría configurar respuestas automáticas si tiene más de una configuración de cuenta de correo electrónico en su aplicación.
- Toque «Respuestas automáticas» y toque el botón para habilitarlo.
- Si sabe la fecha exacta en la que volverá a responder los correos electrónicos, habilite la opción «Responder durante un período de tiempo».
- De lo contrario, deberá apagarlo manualmente cada vez que regrese a la oficina o tenga acceso a sus correos electrónicos.
- Ingresa el mensaje que deseas que se envíe automáticamente y guárdalo usando el ícono de marca de verificación en la esquina superior derecha de la ventana.
- Para desactivar esto, siga los mismos pasos que se mencionaron anteriormente y desactive «Respuestas automáticas».
Outlook fuera de la oficina Cómo
Con suerte, esta guía pudo ayudarlo a configurar respuestas automáticas en su cuenta de Outlook.
Siempre pruebe si la configuración está funcionando enviándose un correo electrónico de prueba y vea si ha cometido errores de gramática u ortografía.
Si no está usando Outlook, pero está usando la configuración de Gmail en la aplicación de Outlook, el proceso para configurar esto es un poco diferente. Para cualquier problema o consulta sobre esta guía, hágamelo saber en la sección de comentarios a continuación.