Hay una función integrada en Microsoft Word que permite a los usuarios firmar un documento electrónicamente. Las firmas electrónicas o firmas electrónicas no son más que una forma digitalizada de firmas en papel y facilitan mucho la firma. Este artículo es una guía paso a paso sobre cómo agregar una firma en Word de forma gratuita, con Docusign y PandaDoc.
La gente encuentra mucho mejor las firmas electrónicas, ya que hace que el documento se vea más profesional y es crucial en el mundo de los negocios. En la guía anterior, demostré cómo eliminar los saltos de sección en un documento de Word , eche un vistazo a eso si eso es algo que también está investigando.
¿Por qué usar firmas electrónicas?
Las firmas electrónicas son mucho más rápidas que las firmas tradicionales, ya que no necesita firmar el documento físicamente y escanear el papel antes de enviarlo en línea a algún lugar. Sería útil si creara una firma electrónica una vez, y puede usarla en cualquier momento en el futuro para firmar un documento.
Las firmas electrónicas son muy útiles cuando envía documentos con frecuencia. Las firmas digitales también se pueden cifrar y es seguro usarlas en documentos confidenciales.
Cómo agregar una firma en un documento de Word usando Docusign
Microsoft Word es ampliamente utilizado por el mundo de los negocios y las personas para crear documentos. Debido a su alto uso, muchas personas prefieren las firmas electrónicas para mejorar el procesamiento y la eficiencia de sus documentos. Una cosa que debe verificar es verificar si la organización o el lugar al que envía el documento admite la firma electrónica.
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Ahora veamos los pasos que debe seguir para firmar un documento de Word:
Instalar DocuSign
- Lo primero es lo primero, instale DocuSign.
- Vaya a la pestaña «insertar» y busque «Obtener complementos». Esto lo llevará a la tienda de la oficina.
- Busque DocuSign. Haga clic en «agregar DocuSign» y confirme la instalación. Esto no te costará nada.
- Después de agregar DocuSign, verá una nueva opción llamada «DocuSign».
- Haga clic en «DocuSign» y elija «firmar un documento».
Deberá crear una cuenta gratuita en DocuSign antes de poder continuar. Tenga en cuenta que el producto final después de firmar un archivo de Word será un archivo PDF.
- Haga clic en «Crear cuenta»
Cree su cuenta de forma gratuita en DocuSign para una prueba gratuita. También le permite enviar formularios y contratos a otras personas para que los firmen sin necesidad de una tarjeta de crédito.
- Ingrese sus datos y haga clic en “ACTIVAR”
- Recibirá un correo electrónico para activar el DocuSign y crear una contraseña
- Una vez hecho esto, vuelva al documento que desea firmar digitalmente e inicie sesión
- Comenzará a cargar el documento y abrirá una nueva ventana una vez hecho
- Haga clic en «Firma» de las opciones en el lado izquierdo de la ventana
- Haga clic en el lugar donde desea colocar la firma. Pero también puedes mover la firma más tarde.
- Puede seleccionar el estilo que le gustaría o dibujar uno con el mouse o un bolígrafo si está usando un dispositivo de pantalla táctil
- Una vez que haya seleccionado el tipo de firma que desea utilizar para el documento, haga clic en «ADOPTAR Y FIRMAR»
- Ahora que la firma está colocada en el documento, puede moverse y colocarla perfectamente como prefiera
- Después de colocar la firma perfectamente, haga clic en “FINALIZAR”
- Si desea enviárselo a alguien, ingrese los detalles y envíelo o simplemente haga clic en «NO GRACIAS»
- El documento que acaba de firmar se guarda en su cuenta de DocuSign
- Haga clic en «Descargar documento» si desea descargar el documento firmado y se enviará el archivo como un correo electrónico a su cuenta de correo electrónico designada
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Cómo agregar una firma en un archivo de Word con PandaDoc
PandaDoc es una aplicación fantástica que te permite hacer mucho más que DocuSign. DocuSign puede ser un poco confuso y hay más pasos involucrados cuando se obtiene rápidamente la firma de un documento.
PandaDoc es un servicio en línea que le permite firmar y enviar o descargar rápidamente un documento de Word.<
Primero debe comenzar creando una cuenta gratuita en PandaDoc como lo haría en DocuSign.
Firmar un documento de Word usando PandaDoc:
- Abra el documento en PandaDoc. Puede arrastrar o soltar el documento o cargarlo directamente desde el almacenamiento.
- Selecciona y arrastra el campo de la firma donde quieras en el documento. También puede agregar algunos otros campos si lo desea.
- Elija los destinatarios y haga clic en «enviar»
- Los destinatarios reciben un correo electrónico y solo necesitan hacer clic en el campo de firma y cargar o dibujar sus firmas.
- Con la actualización automática del documento del remitente, PandaDoc hace que el documento sea más legítimo al crear un certificado digital que muestra la fecha y la identificación digital.
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Limitaciones del uso de Microsoft Word
Imagine que tiene que enviar una propuesta comercial a un cliente y debe crear un documento, firmarlo electrónicamente y luego enviarlo a varios destinatarios.
Los clientes reciben el documento, y luego de revisar el documento, deciden, y si están interesados, lo firman y revierten los documentos. Para decirlo de una manera mucho más simple, envía un documento a clientes específicos y luego ve cómo reaccionan a ese documento antes de firmar. Lamentablemente, esto no es posible con Word.
El mayor inconveniente es que Word no es la forma más rápida de firmar electrónicamente un documento. No es un problema si no envía documentos a diario, pero para las empresas que necesitan trabajar con un enorme volumen de datos, lleva mucho tiempo.
Finalmente
Microsoft Word se usa ampliamente para crear documentos tanto para empresas como para individuos, pero aún así, no es uno de los mejores programas para firmar electrónicamente ningún documento.
Espero que todas sus consultas sobre cómo agregar una firma en Word hayan sido resueltas. Si tiene más preguntas o si tiene algún problema, deje un comentario a continuación.
Hay un montón de software dedicado a crear firmas electrónicas y agregarlas a los documentos. Las alternativas como DocuSign y PandaDoc hacen que las firmas electrónicas parezcan fáciles y seguramente mejoran su eficiencia para crear, enviar y cerrar toneladas de documentos con facilidad.