Cómo usar OneDrive: Introducción a Microsoft OneDrive

Empiece con Microsoft OneDrive en Windows 10: Todos sabemos que antes de que los dispositivos digitales como computadoras, teléfonos, tabletas, etc. salieran al mercado, todos los datos se manejaban manualmente y todos los registros se escribían a mano en registros, archivos, etc. En los bancos, tiendas, hospitales, etc. donde se crea una gran cantidad de datos cada día (ya que estos son los lugares donde muchas personas visitan cada día y es importante mantener sus registros) todos los datos se mantenían manualmente y debido a la gran cantidad de datos, es necesario mantener muchos archivos. Esto creó muchos problemas como:

  • Hay que mantener un gran número de archivos para que ocupe mucho espacio.
  • Como hay que comprar nuevos archivos o registros, los gastos aumentan drásticamente.
  • Si se requiere algún dato, entonces todos los archivos tienen que ser buscados manualmente, lo que lleva mucho tiempo.
  • A medida que los datos se mantienen en archivos o registros, aumentan las posibilidades de que se pierdan o dañen los datos.
  • También hay una falta de seguridad, ya que cualquier persona con acceso al edificio puede acceder a esos datos.
  • Como hay un gran número de archivos disponibles, es muy difícil hacer cualquier cambio.

Con la introducción de los dispositivos digitales, todos los problemas anteriores fueron eliminados o resueltos ya que los dispositivos digitales como los teléfonos, las computadoras, etc. proporcionan la facilidad de almacenar y guardar datos. Aunque, hay algunas limitaciones, pero aún así estos dispositivos proporcionan una gran ayuda e hicieron muy fácil y conveniente el manejo de todos los datos.

Como todos los datos pueden ser almacenados en un lugar, es decir, en un ordenador o teléfono, no ocupa ningún espacio físico. Todos los dispositivos digitales vienen con características de seguridad, así que todos los datos están seguros y protegidos.No hay posibilidad de perder ningún archivo como copia de seguridad de los datos. Hacer cualquier nuevo cambio en los datos existentes es muy conveniente, ya que todos los archivos se almacenan en un lugar, es decir, en un dispositivo.

Pero, como sabemos que nada es ideal en este mundo. Los dispositivos digitales pueden dañarse con el tiempo o con su uso comienzan a desgastarse. Ahora bien, una vez que eso sucede, entonces deberías preguntarte que pasará con todos los datos almacenados en ese dispositivo. También, que si alguien o usted formatea su dispositivo por error, entonces también todos los datos se perderán. En escenarios como este, deberías usar OneDrive para hacer una copia de seguridad de tus datos en la nube.

Para resolver los problemas mencionados, Microsoft introdujo un nuevo servicio de almacenamiento en el que se pueden guardar todos los datos sin preocuparse por dañar el dispositivo, ya que los datos se almacenan en la propia nube y no en el dispositivo. Así que incluso si tu dispositivo se daña, los datos siempre estarán a salvo y podrás acceder a ellos en cualquier momento y en cualquier lugar de la nube con la ayuda de otro dispositivo. Este servicio de almacenamiento de Microsoft se llama OneDrive.

OneDrive: OneDrive es un servicio de almacenamiento en línea en la nube que viene adjunto a tu cuenta de Microsoft. Te permite almacenar tus archivos en la nube y más tarde puedes acceder a estos archivos en cualquier lugar y en cualquier momento que desees en tus dispositivos como un ordenador, teléfono, tableta, etc. Lo mejor de todo es que puedes enviar fácilmente cualquier archivo o carpeta a otras personas directamente desde la nube.

Características principales de OneDrive

  • Como usuario gratuito, puedes almacenar hasta 5 GB de datos en tu cuenta de OneDrive.
  • Proporciona una sincronización entre plataformas, lo que significa que puedes acceder al mismo archivo en el que estás trabajando desde tu ordenador, así como desde tu teléfono u otros dispositivos.
  • También proporciona una función de búsqueda inteligente.
  • Guarda el historial de archivos, lo que significa que si hiciste algún cambio en los archivos y ahora quieres deshacerlo puedes hacerlo fácilmente.

Ahora surge la pregunta de cómo usar el OneDrive. Así que, veamos paso a paso cómo usar OneDrive.

Cómo usar OneDrive: Introducción a Microsoft OneDrive

Asegúrate de crear un punto de restauración por si algo sale mal.

Método 1 – Cómo crear una cuenta OneDrive

Antes de empezar a usar OneDrive, deberíamos crear una cuenta de OneDrive.Si ya tienes una cuenta con una dirección de correo electrónico como @outlook.com o @hotmail.com o tienes una cuenta de Skype, significa que ya tienes una cuenta de Microsoft y puedes saltarte este paso e iniciar sesión con esa cuenta. Pero si no tienes una, entonces crea una usando los siguientes pasos:

1.Visita OneDrive.com usando el navegador web.

2.Haga clic en el botón Regístrese gratis.

3.Haga clic en el botón Crear una cuenta de Microsoft.

4.Introduzca una dirección de correo electrónico para una nueva cuenta de Microsoft y haga clic en Siguiente.

5.Introduzca la contraseña de su nueva cuenta de Microsoft y haga clic en Siguiente.

6.Introduzca el código de verificación que recibirá en su dirección de correo electrónico registrada y haga clic en Siguiente.

7.Introduce los caracteres que verás para verificar el Captcha y haz clic en Next.

8.Tu cuenta de OneDrive será creada.

Después de completar todos los pasos anteriores, puedes empezar a usar OneDrive.

Método 2 – Cómo configurar OneDrive en Windows 10

Antes de usar OneDrive, OneDrive debería estar disponible en su dispositivo y debería estar listo para usar. Por lo tanto, para configurar OneDrive en Windows 10 siga los siguientes pasos:

1.Abra el inicio, busque OneDrive con la barra de búsqueda y pulse el botón «Enter» del teclado.

Nota: Si no encuentras OneDrive en la búsqueda, significa que no tienes OneDrive instalado en tu ordenador. Por lo tanto, descargue OneDrive de Microsoft, descomprímalo y haga doble clic en el archivo para instalarlo.

2.Introduce tu dirección de correo electrónico de Microsoft que has creado arriba y haz clic en Iniciar sesión.

3.Ingresa la contraseña de tu cuenta de Microsoft y haz clic en Iniciar sesión.

Nota: Si olvida su contraseña, puede restablecerla haciendo clic en «Olvidó su contraseña».

4.Haga clic en el botón Siguiente.

Nota: Si ya existe una carpeta de OneDrive, entonces es seguro cambiar la ubicación de la carpeta de OneDrive para que más adelante no cree ningún problema de sincronización de archivos.

5.Haga clic en No ahora si está usando la versión gratuita de OneDrive.

6.Revise los consejos dados y finalmente haga clic en Abrir mi carpeta de OneDrive.

7.Tu carpeta de OneDrive se abrirá desde tu ordenador.

Ahora, tu carpeta de OneDrive ha sido creada. Puedes empezar a subir cualquier imagen, documento o archivo a la nube.

Método 3 – Cómo subir archivos a OneDrive

Ahora que la carpeta de OneDrive está creada, estás listo para empezar a subir archivos. OneDrive está integrado en el Explorador de Archivos de Windows 10 para que el proceso de subir archivos sea fácil, simple y rápido.Para subir archivos usando el Explorador de Archivos sólo tienes que seguir los siguientes pasos:

1.Abrir el Explorador de Archivos haciendo clic en Este PC o usando la tecla de acceso directo de Windows + E.

2.Busca la carpeta OneDrive entre la lista de carpetas disponibles en el lado izquierdo y haz clic en ella.

Nota: Si se configura más de una cuenta en el dispositivo, entonces puede haber más de una carpeta OneDrive disponible. Por lo tanto, elija la que desee.

3.Arrastra y suelta o copia y pega los archivos o carpetas de tu PC en la carpeta de OneDrive.

4.Después de completar los pasos anteriores, tus archivos estarán disponibles en tu carpeta de OneDrive y se sincronizarán automáticamente a tu cuenta por el cliente de OneDrive en segundo plano.

Nota: En lugar de guardar primero el archivo en el ordenador y luego trasladarlo a la carpeta OneDrive, también puedes guardar directamente el archivo en la carpeta OneDrive. Te ahorrará tiempo y memoria.

Método 4 – Cómo elegir qué carpetas sincronizar desde OneDrive

A medida que sus datos en la cuenta de OneDrive crecen, sería difícil manejar todos los archivos y carpetas de su carpeta OneDrive dentro del Explorador de Archivos. Así que para evitar este problema, siempre puedes especificar qué archivos o carpetas de tu cuenta OneDrive deben ser accesibles desde tu ordenador.

1.Haga clic en el icono de la nube disponible en la esquina inferior derecha o en el área de notificación.

2.Haga clic en el icono de tres puntos (Más).

3.Ahora, en el menú Más, haz clic en Configuración.

4.Visite la pestaña Cuenta y haga clic en los botones Elegir carpetas.

5.Desmarque la opción Hacer todos los archivos disponibles.

6.De las carpetas disponibles, marque la carpeta que desea que esté disponible en su ordenador.

7.Una vez que hayas terminado, revisa tus cambios y haz clic en OK.

8.Haga clic en Aceptar de nuevo para guardar los cambios.

Una vez que hayas completado los pasos anteriores, sólo los archivos o carpetas que marques arriba serán visibles en tu carpeta de OneDrive. Puedes cambiar en cualquier momento qué archivos o carpetas quieres ver en la carpeta OneDrive en el Explorador de archivos.

Nota: Si desea volver a hacer visibles todos los archivos, marque la casilla «Hacer disponibles todos los archivos», que ha desmarcado anteriormente y luego haga clic en Aceptar.

Método 5 – Entender el estado de los archivos de OneDrive que están sincronizados

Muchos datos se guardan en OneDrive, por lo que es muy importante llevar un registro de los archivos o carpetas que están sincronizando la nube. Y lo más importante es verificar que los archivos o carpetas se están sincronizando correctamente en la nube. Debes saber cómo diferenciar entre los archivos que ya se han sincronizado en la Nube, los que todavía se están sincronizando y los que todavía no están sincronizados. Es muy fácil comprobar toda esta información con OneDrive.OneDrive proporciona varios distintivos para mantener a los usuarios actualizados sobre el estado de la sincronización de los archivos.

A continuación se dan algunas de esas insignias.

  • Icono de la nube blanca sólida: El icono de la nube blanca sólida disponible en la esquina inferior izquierda indica que OneDrive está funcionando correctamente y que OneDrive está actualizado.
  • Icono de la Nube Azul Sólida: El icono de la nube de azul sólido disponible en la esquina inferior derecha indica que OneDrive para negocios está funcionando correctamente sin ningún problema y está actualizado.
  • Icono de la nube gris sólida: El icono de la nube gris sólida indica que OneDrive se está ejecutando, pero no hay ninguna cuenta registrada.
  • Icono de la nube con flechas formando un círculo: Este símbolo indica que OneDrive está subiendo con éxito los archivos a la nube o descargando con éxito los archivos de la nube.
  • Nube con el icono de la X roja: Este símbolo indica que OneDrive se está ejecutando pero hay algunos problemas en la sincronización que deben ser arreglados.

Iconos que muestran el estado de los archivos y carpetas

  • Nube blanca con borde azul: Indica que el archivo no está disponible en el almacenamiento local y que no se puede abrir sin conexión. Sólo se abrirá cuando te conectes a Internet.
  • Verde sólido con un cheque blanco en el interior: Indica que el archivo está marcado como «Mantener siempre en este dispositivo» para que el archivo importante esté disponible sin conexión y pueda acceder a él cuando quiera.
  • Icono blanco con bordes verdes y marca verde en su interior: indica que el archivo está disponible sin conexión en el almacenamiento local y que se puede acceder a él sin conexión.
  • Rojo sólido con una X blanca en su interior: Indica que el archivo tiene un problema al sincronizarse y necesita ser arreglado.
  • Icono con dos flechas formando un círculo: Indica que el archivo está actualmente sincronizado.

Así que, arriba hay algunas placas que le permitirán conocer el estado actual de sus archivos.

Método 6 – Cómo usar los archivos de OneDrive a pedido

Files On-Demand es una característica de OneDrive que permite ver todo el contenido almacenado en la nube usando el Explorador de Archivos sin necesidad de descargarlo primero en su dispositivo.

1.Haga clic en el icono de la nube presente en la esquina inferior izquierda o desde el área de notificación.

2.Haga clic en el icono de tres puntos (Más) y luego haga clic en Configuración.

3.Cambie a la pestaña de ajustes.

4.En Archivos a pedido, marque la casilla «Guardar espacio y descargar archivos a medida que los usa» y haga clic en Aceptar.

5.Una vez completados los pasos anteriores, se habilitará el servicio de Archivos a petición. Ahora haz clic con el botón derecho del ratón en los archivos y carpetas de la carpeta de OneDrive.

6. Elija una opción según la forma en que quiera que ese archivo esté disponible.

a.Haga clic en Liberar espacio si quiere que ese archivo sólo esté disponible cuando haya una conexión a Internet.

b.Haga clic en Mantener siempre en este dispositivo si quiere que ese archivo esté siempre disponible fuera de línea.

Método 7 – Cómo compartir archivos usando OneDrive

Como hemos visto antes, OneDrive ofrece la posibilidad de compartir directamente los archivos con otros sin necesidad de descargarlos en el dispositivo. OneDrive lo hace creando un enlace seguro que puede dar a otros, aquellos que quieran acceder al contenido o a los archivos.

1.Abrir la carpeta OneDrive pulsando la tecla Windows+E y luego hacer clic en la carpeta OneDrive.

2.Haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo o carpeta que desea compartir.

3.Seleccione «Compartir un enlace de OneDrive».

4.Aparecerá una notificación en la barra de notificación de que se ha creado un enlace único.

Después de realizar todos los pasos anteriores, su enlace se copiará en el Portapapeles. Sólo tienes que pegar el enlace y enviarlo por correo electrónico o cualquier mensajero a la persona que quieras enviar.

Método 8 – Cómo obtener más almacenamiento en OneDrive

Si está usando la versión gratuita de OneDrive, sólo dispondrá de 5 GB de espacio para almacenar sus datos. Si quieres más espacio, entonces tienes que tomar la suscripción mensual y tienes que pagar algún costo por ella.

Si quieres saber cuánto espacio has utilizado y cuánto hay disponible, sigue los siguientes pasos:

1.Haga clic en el icono de la nube en la esquina inferior izquierda.

2.Haga clic en el icono de tres puntos y haga clic en Configuración.

3.Cambie la pestaña de la cuenta para ver el espacio disponible y utilizado. En OneDrive puede ver cuánto espacio de almacenamiento ya está utilizado.

Así que, después de completar los pasos anteriores puedes ver cuánto espacio de almacenamiento hay disponible. Si necesitas más que liberar algo de espacio o ampliarlo tomando la suscripción mensual.

Espero que este artículo haya sido útil y que ahora puedas empezar fácilmente con Microsoft OneDrive en Windows 10, pero si todavía tienes alguna pregunta sobre este tutorial, no dudes en hacerla en la sección de comentarios.

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